PT. Sungwoo Indonesia
PT. Sungwoo IndonesiaAutomotive Seat Belt Systems
IT Dept

Incoming Process Optimization Through Automation

Scroll
PT. Sungwoo Indonesia

COMPANY PROFILE

Visi
TO BE THE BEST SEAT BELT MANUFACTURING COMPANY WITH INTERNATIONAL QUALITY STANDARDS
PT. Sungwoo Indonesia — Vision Statement
Misi
TO ENSURE CUSTOMER SATISFACTION BY DELIVERING THE BEST QUALITY PRODUCTS AT THE FAIREST PRICES
PT. Sungwoo Indonesia — Mission Statement
Seatbelt Type
ELR
ELR
ELR Horizontal
ELR Horizontal
ELR Roof Center
ELR Roof Center
Boot
Boot
2 Point
Static 2 Point
3 Point
Static 3 Point
Webbing
Webbing Buckle
Plate
Plate Buckle
Mini Buckle
Mini Buckle
Company Information
Jl. Mayjend Sungkono Gg. XVI, Prambangan, Kec. Kebomas, Gresik 61124
0313970301
admin@sungwoo.co.id
Latar Belakang
Difference Between PO and Actual Receiving
? − 1 BOX

Pada Tanggal 11 Augustus 2025 ditemukan di Warehouse Gresik bahwa part no. BAG010007D, part name Hook dari supplier KW, memiliki stok aktual 14 box, tetapi yang tercatat oleh operator ada sebanyak 15 box.

Foto Kejadian
Plan

Activity Plan

PDCA No Aktivitas
OctoberNovemberDecember
Week 1Week 2Week 3Week 4Week 5Week 6Week 7Week 8Week 9Week 10Week 11Week 12
P1Pemilihan Tema
P2Identifikasi / Analisa Kondisi
P3Penetapan Target
P4Analisa Kondisi yang Ada
D5Merencanakan Penanggulangan
D6Melakukan Penanggulangan
C7Evaluasi Hasil
A8Standarisasi Dan Tindak Lanjut
Plan
Actual
Total durasi: ±3 bulan
Pemilihan Tema

FLOW PROCESS : MATERIAL RECEIVING

Incoming Checklist
Incoming Checklist Incoming Checklist adalah dokumen yang dibuat oleh Staff WHS menggunakan PO Supplier sebagai alat pencocokan untuk operator penghitung jumlah box yang dikirim oleh supplier.
Warning
01
Pencatatan Manual
Staff WHS membuat Incoming Checklist dari PO Supplier yang diterbitkan PPIC secara manual via Excel.
Masalah: Dapat terjadi kesalahan ketik.
Resiko Salah Catat
OK
02
WHS menerima material
Supplier tiba di area penerimaan membawa surat jalan dan material.
Warning
03
Validasi Kuantitas
Jumlah box per Part No. dicatat secara manual oleh operator dan dicocokkan dengan Incoming Checklist.
Masalah: Dapat terjadi kesalahan hitung jumlah box.
Resiko Salah Hitung
OK
04
Laporan Penerimaan Barang
Pembuatan surat Laporan Penerimaan Barang (LPB) di program vendor Sungwoo.
Pemilihan Tema

Problem Identification

Langkah 1
Pencatatan Manual
Pencatatan Manual
Resiko Salah Catat

Incoming Checklist dibuat staff WHS dari PO Supplier secara manual via Excel. Pada langkah ini masih ada potensi human error saat mengetik jumlah, part no., atau data penerimaan lainnya.

Temuan proses: Dokumen kontrol dilakukan seara manual dan belum tervalidasi secara otomatis sehingga rentan terjadi kesalahan.
Langkah 3
Validasi Kuantitas
Validasi Kuantitas
Resiko Salah Hitung

Jumlah box per part no. dicatat dan dicocokkan secara manual antara Incoming Checklist dengan aktual kedatangan. Tidak ada validasi otomatis sehingga operator rentan salah hitung.

Temuan proses: Kasus BAG010007D menunjukkan stok aktual 14 box tetapi tercatat 15 box oleh operator, sehingga terjadi gap 1 box pada saat penerimaan.
Pemilihan Tema

Theme Conclusion

Bukti Lapangan
Langkah 1
Pencatatan Manual
Incoming material dicatat manual via checklist — rawan kesalahan catat.
Langkah 3
Validasi Kuantitas
Pencocokan jumlah box dengan Incoming Checklist masih manual, sehingga rawan salah hitung.
Problem Statement
Pencatatan & validasi kuantitas manual & akurasi rendah.
Stok aktual 14 box, tercatat operator 15 box
Part: BAG010007D — 11 Agustus 2025
Gap 1 box → human error hitung manual.
Tema Dipilih
SYSTEM DIGITALIZATION
OF MATERIAL RECEIVING
Digitalisasi proses penerimaan material — dari pencatatan, validasi kuantitas, hingga distribusi status incoming antar departemen.
Pencatatan Validasi Real-time Status
Plan

SMART Target Setting

S
Specific
Spesifik
Menghilangkan kesalahan hitung pada proses penerimaan barang di area warehouse.
Fokus Area
Akurasi Validasi Kuantitas
M
Measurable
Terukur
Menurunkan target kesalahan hitung pada proses Incoming Warehouse menjadi Nol.
Selisih Hitung
1 kasus → 0 kasus
A
Achievable
Dapat Dicapai
Kemampuan menjaga tingkat akurasi penerimaan material pada tahun 2025.
Metode
Eliminasi Problem 2025
R
Reasonable
Beralasan
Satu kesalahan hitung dapat berdampak pada stok, laporan LPB, dan kepercayaan data.
Dampak Dicegah
Stok + Data LPB Salah
T
Time Bound
Periode
Akurasi 100% dicapai dan dipertahankan dalam periode implementasi yang terjadwal.
Target
3 Bulan
Expected Outcome

Improvement
Hasil yang ingin dicapai setelah implementasi sistem digital.
Quality — Akurasi
Ada Selisih→0 Selisih
Eliminasi human error penghitungan box
Delivery — Akurasi
Manual→Otomatis
Validasi Incoming dengan metode otomatis
Productivity — LPB
Rawan Error→Akurat
Laporan penerimaan terpercaya & konsisten
Plan

Analysis of Current Conditions

Evidence Board
№ 01
FAIL SUSPECT
Man
Human Error — Potensi Kesalahan Catat
Operator menulis data manual tanpa validasi. Kelelahan & ketidaktelitian → salah tulis jumlah, salah lot.
№ 02
FAIL SUSPECT
Machine
Tidak Ada Mesin Validasi
Tidak ada perangkat digital terintegrasi
№ 03
FAIL SUSPECT
Method
Proses Dilakukan Secara Manual
Pembuatan Incoming Checklist dan perhitungan kuantitas Box dilakukan secara manual.
№ 04
OK CLEAR
Material
Tidak Bermasalah
№ 05
OK CLEARED
Environment
Tidak Bermasalah
② Pencatatan Manual
Pencatatan dilakukan secara manual menggunakan Incoming Checklist, beResiko menyebabkan kesalahan catat.
ItemNilai
AWaktu Terbuang per Kesalahan30 menit
BBiaya PenangananRp 150.000
CTotal Kerugian Per KasusRp 200.000
DKasus per Bulan1 Kasus
EKerugian Per BulanRp 200.000
③ Validasi Kuantitas
Validasi tanpa sistem otomatis. Jumlah kedatangan tidak tervalidasi secara real-time.
ParameterNilai
CT Process2.04 detik/box
Rata-rata Parts1.524 box/hari
CT Harian3.109,0 detik/hari
⚠ Proses manual memakan waktu — tidak ada validasi otomatis kedatangan barang
Plan

Problem Cause Analysis

Fishbone Diagram
5W2H
Do

Action Plan — 5W2H

WHAT
Apa?
Root Cause 1 (R1)
Belum ada sistem validasi real-time
Root Cause 2 (R2)
Belum ada perangkat bantu pengecekan box
WHY
Mengapa?
Root Cause 1 (R1)
Karena pengecekan masih menggunakan dokumen Incoming Checklist yang tidak memvalidasi pengecekan secara otomatis.
Root Cause 2 (R2)
Hitung & validasi box dilakukan secara manual sehingga operator rentan salah hitung dan salah catat, serta supplier salah kirim luput dari pengecekan.
WHERE
Di mana?
Area Warehouse Penerimaan Barang
WHEN
Kapan?
September 2025
WHO
Siapa?
Tim 1
Farhan (IT) & Satria (WHS)
HOW
Bagaimana?
Membuat Sistem Otomasi Proses Warehouse Incoming
HOW MUCH
Berapa?
TV/Monitor
Andon Board display TV — ± Rp 5.299.000 (SAMSUNG TV 55")
QR Scanner
Bluetooth QR scanner — ± Rp 1.500.000
Total Est.
± Rp 6.799.000
Do

Countermeasure Plan

Roadmap
v0 problem
→
v1.0 web-app
→
postmortem
→
v2.0 hardware
→
FINAL merge
v0.0 — initial-state
2 open issues
@5w2h-output
2 Root Cause yang harus diselesaikan
Analisa 5W2H mengunci dua titik kerusakan utama — satu di sisi administrasi, satu di sisi lapangan. Keduanya harus tertutup sebelum tema selesai.
// issue #R1 — admin
Belum ada validasi real-time
Excel manual
Status tidak terdistribusi
PPIC & Produksi blind
// issue #R2 — lapangan
Belum ada perangkat bantu pengecekan
Hitung visual + tangan
Rawan salah hitung
Supplier salah kirim luput
v1.0 — sungwoo-web-app
shipped ✓
closes Root Cause 1
Fix Root Cause 1: Otomatisasi Pencatatan → tereliminasi 100%
Staff cukup upload PO sekali — sistem otomatis generate Incoming Checklist per supplier. Form yang dulu diketik ulang tiap kedatangan, kini selesai dalam satu klik.
// Perubahan alur — pencatatan
Before — manual Excel x setiap kedatangan supplier Buka Supplier Delivery Schedule Buka Incoming Checklist / Entry Print Incoming Checklist (validate QTY manual) After — single-flow web app
3.454
dtk/bulan (Before)
32
dtk/bulan (After)
−99%
CT Admin Reduce
3.422
dtk/bulan saved
v1.0-postmortem → v2.0-planning
review + next
@team
Setengah selesai — Root Cause 2 masih open, mulai iterasi kedua
Web App menutup Root Cause 1, tapi operator lapangan masih hitung box secara visual dan status incoming belum real-time. Iterasi kedua: scanner untuk validasi otomatis + display untuk broadcast status ke semua departemen.
Root Cause 1 closed
Root Cause 2 masih open
Scanner lapangan
Display real-time
decision-branch
A/B compare
// fork → merge
Decision point: QR Code vs 1D Barcode?
Bandingkan keduanya dari sisi kapasitas data, fleksibilitas scan, ketahanan, dan biaya integrasi.
git diff barcode..qr-code -- /scanner
1D Barcode
rejected
Kapasitas data ~20 karakter
Harus lurus & sejajar saat scan
Mudah gagal baca jika tergores
VS
QR Code
✓ chosen
Hingga 4.000 karakter data
Scan dari arah mana pun
Tahan rusak fisik
3/3
QR Code
0/3
Barcode
QR
decision
v2.0 — release + FINAL merge
all closed ✓
closes Root Cause 1 & 2
Sistem Terpadu — 3 Komponen, 1 Solusi
Web App import PO ke database, QR Scanner validasi kuantitas otomatis per box, dan Andon Board (TV 55") broadcast status real-time ke PPIC & Produksi. Incoming Checklist cetak tidak lagi diperlukan — validasi langsung divisualisasikan via Andon Board.
Sungwoo Web App
Image Placeholder
webapp-screenshot.png
Sungwoo Web App — import PO ke database
Bluetooth QR Scanner
Image Placeholder
qr-scanner.png
Bluetooth QR Scanner — validasi otomatis
Andon Board
Image Placeholder
andon-board.png
Andon Board Display TV 55"
// component_01
Sungwoo Web App
Import PO Supplier ke database Web App Sungwoo. Data dapat di lihat di Andon Biard.
// component_02
Bluetooth QR Scanner
Validasi kuantitas otomatis per box. Eliminasi human error hitung manual.
// component_03
Andon Board Display
Status incoming real-time ke PPIC & Produksi. Koordinasi tanpa delay.
Do

Implementing Countermeasures

Proses Baru

Step by Step Proses Penerimaan Baru

4 langkah utama
Improved!
01
Import PO Supplier
Import PO ke Database
PO Supplier diimport ke Sungwoo Web App sehingga data pengiriman masuk ke database dan ditampilkan di Andon Board.
Database Web App
02
Material Tiba di Receiving
Material Tiba di Receiving
Supplier tiba di area penerimaan membawa surat jalan dan material sesuai pengiriman yang sudah tercatat.
Incoming Receiving
Improved!
03
Validasi via QR Scan dan Andon
Validasi via QR Scan + Andon
Tiap box di-scan QR untuk validasi otomatis dan status incoming langsung tampil live di Andon Board.
Validation QR + Andon
04
QR Scan dan Validasi
Surat Laporan (LPB)
Pembuatan Laporan Penerimaan Barang dilanjutkan menggunakan data yang sudah tervalidasi dari proses digital.
Output LPB
Alur Proses

Transformasi Penerimaan Barang

Before Manual · Rawan Error
01
Pencatatan Manual
Staff WHS isi Incoming Checklist manual via Excel dari PO Supplier.
Warning
02
Material Tiba di Receiving
Supplier tiba di area penerimaan membawa surat jalan dan material.
OK
03
Validasi Kuantitas
Jumlah box dicatat manual & dicocokkan visual dengan checklist.
Warning
04
Surat Laporan (LPB)
Pembuatan Laporan Penerimaan Barang di program vendor Sungwoo.
OK
Digitalisasi
After Otomatis · Real-Time
01
Import PO ke Database
PO Supplier diimport ke Sungwoo Web App — data ditampilkan pengiriman ditampilkan di Andon Board.
Fixed
02
Material Tiba di Receiving
Supplier tiba di area penerimaan membawa surat jalan dan material.
Sama
03
Validasi via QR Scan + Andon
Tiap box di-scan QR → validasi otomatis & status live di Andon Board.
Fixed
04
Surat Laporan (LPB)
Pembuatan Laporan Penerimaan Barang di program vendor Sungwoo.
Sama
Penyelesaian

Eliminasi 2 Root Cause

R1
Root Cause · Admin
Sistem Validasi Real-Time
Closed
Problem
Pencatatan manual via Excel.
Solusi
Solusi Digital
Sungwoo Web App
Import seluruh PO Supplier per bulan sekaligus ke Web App Sungwoo dan data dapat ditampilkan di Andon Board.
Import banyak PO sekaligus ke database
Database terpusat & terstandar
Data dapat dilihat di Andon Board
Web App — Import PO
Import PO Supplier
Web App — Database
Database Terpusat
R2
Root Cause · Lapangan
Perangkat Bantu Pengecekan Box
Closed
Problem
Hitung box manual oleh operator — selisih kuantitas tidak terdeteksi, status incoming tidak terdistribusi.
Solusi
Solusi Digital
QR Scanner + Andon Board
Tiap box di-scan untuk validasi otomatis. Andon Board menampilkan status per part no: OK, telat, kurang, atau berlebih.
QR Scan menggantikan hitung manual
Andon Board validasi semua box ter-scan
Auto-detect: Late · Under · Over
Bluetooth QR Scanner
Bluetooth QR Scanner
Andon Board
Andon Board Display
Case Closed
Hasil Penanggulangan
Kedua root cause tereliminasi akurasi penerimaan material divalidasi otomatis.
Pencatatan, perhitungan, dan distribusi status kini berjalan dalam satu sistem terintegrasi.
Selisih Hitung
1 → 0
kasus / bulan
Check

After-Improvement Results Confirmation

Total CT Penghematan Per Bulan
0
jam / Bulan
setara dengan 0 detik/bulan
Breakdown Hasil
CT Admin Reduce
0
detik/bulan
Time Reduce / box
0
detik/box · ↓ 41%
CT Reduce / Hari
0
detik/hari
Time Eff. / Tahun
0
detik/tahun
Check

Efficiency & Cost Saving Calculation

Total Cost Saving / Tahun
Rp5,51Juta
Akumulasi penghematan biaya dari pencegahan kerugian + efisiensi waktu kerja berdasarkan UMR Gresik 2026 (Rp 5.195.401) dengan 22 hari kerja/bulan.
Investasi Awal Rp 6,80 jt
Saving / Bulan Rp 459 rb
Pencegahan ShortageRp 200.000
Efisiensi Waktu (8,77 jam × Rp 29.519)Rp 258.881
Total / BulanRp 458.881
Payback Period 15 Bulan
Saving
Cost Saving Receipt
Per Bulan · Setelah Improvement
Pencegahan Kerugian Shortage1 kasus / bulan × Rp 200.000 Rp 200.000
Efisiensi Waktu Pengecekan8,77 jam/bulan × Rp 29.519/jam (UMR Gresik ÷ 22 hari ÷ 8 jam) Rp 258.881
Reduksi Admin Manual± 3.422 detik/bulan dialihkan included
Total / Bulan Rp 458.881
× 12 bulan Rp 5.506.572 / thn
— Estimasi SS · 2026 —
Payback Timeline
Investasi balik modal di bulan ke-15, setelah itu profit.
Break-even · Bln 15
Bln 0Bln 6Bln 12Bln 18Bln 24
Periode Kembali Modal
Bulan 1 — 16
Saving menutup investasi Rp 6,8 jt
Profit Murni
Bulan 16 dst.
+ Rp 458.881 / bulan masuk profit
Sumber Penghematan — Waktu
CT Before
3.266dtk
CT After
1.830dtk
Hemat
44%
Action

Standardization & Follow-Up

Buku Manual
User Guide Sungwoo Web App
1
Cara login ke Sungwoo Web App
2
Upload file Excel jadwal kedatangan supplier
3
Scan QR Code untuk validasi incoming material
4
Membaca tampilan Andon Board
5
Troubleshooting jika terjadi error sistem
Instruksi Kerja
SOP Penerimaan Material Baru
1
Upload Excel jadwal delivery (1x/bulan)
2
Buka Andon Board saat supplier kirim
3
Scan QR Code pada surat jalan supplier
4
Sistem otomatis mencocokkan data
5
Verifikasi kuantitas secara visual
6
Status tampil di Andon Board otomatis
7
Data terdistribusi ke departemen terkait
Checklist Berkala
Pemeriksaan Sistem Bulanan
Frekuensi: Bulanan
BagianStandar
Web AppBerjalan normal
DatabaseData tersimpan benar
Andon BoardReal-time tampil
QR ScannerBaca QR akurat
Backup DataBackup berkala
SinkronisasiWeb App ↔ Andon sync
Lampiran

Appendix

PDCA · Check SS '26
CT Admin Reduce
3.422
detik / bulan · −99%
CT Check Reduce
28.163,52
detik / bulan · −41%
Total Setara
8,77 jam
per bulan
Saving / Tahun
Rp 5,51 jt
basis UMR Gresik '26
⚙ Pengecekan Material
Manual → QR Scan
Before 1.524 box× 2,04 dtk= 3.109,0 dtk/hari
After 1.524 box× 1,2 dtk= 1.829 dtk/hari
↓ Reduce 1.280,16 dtk/hari × 22 hari = 28.163,52 dtk/bulan
📋 Administrasi Incoming Checklist
Manual → Web App
Before 35+ 36+ 86= 157 dtk × 22 = 3.454/bln
After 15 Web+ 17 Upload= 32 dtk / bulan
↓ Reduce 3.422 dtk/bulan ≈ −99% manual eliminated
Time → Money Pipeline
konversi detik jadi rupiah, langkah demi langkah
31.585,52
detik / bulan
÷ 3.600
→
8,77
jam / bulan
× Rp 29.519
→
Rp 258k
saving waktu / bln
Upah/jam: Rp 5.195.401 ÷ 22 ÷ 8 = Rp 29.519 + Shortage Prevention: 1 kasus × Rp 200.000 = Rp 200.000/bln
Total Cost Saving
Rp 5,51 jt
per tahun · setelah improvement penuh
Rp 458.881 × 12 = Rp 5.506.572 / tahun
Saving / BulanRp 458.881
Investasi AwalRp 6,80 jt
Payback Period15 Bulan
Profit Tahun 2+ Rp 4,22 jt
Penutup

Closing

Testimoni dari para pengguna sistem baru di lapangan.

Warehouse Checker
Warehouse
Checker / Admin
"Dengan adanya sistem baru ini, proses pencatatan penerimaan barang menjadi lebih cepat dan akurat. Kami tidak perlu lagi mencetak Incoming Checklist tapi langsung memantau kedatangan melalui Andon Board."
Purchasing Staff
Purchasing
Staff
"Sistem scan QR Code sangat membantu kami dalam memvalidasi kedatangan barang dari supplier. Data langsung terintegrasi sehingga mengurangi resiko kesalahan pencatatan."
PPIC Planner
PPIC
Planner
"Adanya Andon Board untuk visualisasi kedatangan material sangat memudahkan koordinasi antar departemen. Kami bisa melihat status kedatangan secara real-time tanpa bertanya ke warehouse."
SS Presentation · IT Dept
Thank You.
PT. Sungwoo Indonesia
Material Receiving System Digitalization
Terima Kasih
Kepada Semua
Departemen
IT
Presenter
Farhan
Tahun
2026