Material Receiving System Digitalization

- Latar Belakang

Pareto Analysis Potential Problem

Breakdown 42 Kasus Berdasarkan Area Proses WHS

Selisih Material
Receiving

Incoming
Checklist

Staging /
Label

Putaway
Confirm

Stock / LPB
Update

Jumlah kasus Akumulasi %

Akurasi Receiving Periode April - September

KPI Akurasi Material Receiving

KPI 95%

85%

82%

90%

96%

83%

86%

AprMayJunJulAugSep

Problem Statement

Akurasi data receiving rendah.

Part Shortage

Stok sistem lebih banyak dari aktual, sehingga kekurangan baru terlihat saat material dibutuhkan.

Risiko Stok

Data LPB Tidak Akurat

Kesalahan quantity di WHS membuat LPB tidak sesuai dengan kondisi fisik.

Risiko Dokumen

PPIC Salah Ambil Keputusan

Data stok tidak akurat dapat membuat material dianggap aman padahal masih kurang.

Risiko Planning

Recheck Dan Loss Bertambah

Warehouse perlu recheck dan koordinasi tambahan, sehingga waktu proses dan biaya bertambah.

Risiko Biaya

Pemilihan Tema

Meningkatkan akurasi data receiving dari 95% -> 100%

Potensi Problem Lanjutan

Potential Problem

Part Shortage

Jika material yang tercatat lebih banyak daripada aktual, kekurangan baru terlihat saat material dibutuhkan oleh proses berikutnya atau oleh produksi.

Risiko Stok

Data LPB Tidak Akurat

Kesalahan validasi quantity di proses WHS akan terbawa ke laporan penerimaan barang, sehingga dokumen LPB tidak lagi merepresentasikan kondisi fisik sebenarnya.

Risiko Dokumen

PPIC Salah Ambil Keputusan

Ketika status material dan jumlah stok tidak akurat, pihak terkait dapat mengira material aman padahal masih ada kekurangan.

Risiko Planning

Recheck Dan Loss Bertambah

Warehouse harus melakukan pengecekan ulang, koordinasi tambahan, dan penanganan shortage yang menambah waktu proses serta potensi kerugian biaya.

Risiko Biaya

Plan

SMART Target Setting

Specific

Spesifik

Meningkatkan akurasi validasi quantity receiving untuk mencegah selisih kuantitas di area warehouse.

Fokus Area

Akurasi Validasi Kuantitas

Measurable

Terukur

Meningkatkan akurasi validasi incoming dari baseline 95% menjadi 100%.

Akurasi Validasi

95% → 100%

Achievable

Dapat Dicapai

Kemampuan menjaga tingkat akurasi penerimaan material pada Bulan April 2025.

Metode

Eliminasi Selisih Kuantitas

Reasonable

Beralasan

Sejalan dengan KPI WHS yaitu menjaga akurasi WHS Receiving diatas 95%.

Menjaga

Akurasi >= 95%

Time Bound

Periode

Akurasi 100% dicapai dan dipertahankan dalam periode implementasi yang terjadwal.

Target

3 Bulan

Outcome MapDampak Kepada Q C D S M P E

Quality — Sistem

Manual→Automatis

Mengubah sistem menjadi automatis mengurangi operasi manual.

Cost — Loss

Rp 1,2 jt/bln→Rp. 0

Potensi kerugian akibat selisih kuantitas dapat ditekan

Delivery — Akurasi

95%→100%

Ketepatan penerimaan material meningkat dan selisih kuantitas dapat dieliminasi

Safety — Aktivitas

Tinggi→Berkurang

Risiko aktivitas tambahan akibat koreksi dan pengecekan ulang menjadi lebih rendah

Morale — Koordinasi

Sulit→Mudah

Pihak terkait dapat berkoordinasi lebih cepat atas status penerimaan

Productivity — Waktu

1 dtk/box→0.8 dtk/box

Waktu proses validasi quantity menjadi lebih singkat dan stabil

Environment — Paper

Tinggi→Berkurang

Penggunaan dokumen fisik dan aktivitas cetak dapat ditekan

Pemilihan Tema

FLOW PROCESS : MATERIAL RECEIVING

Incoming Checklist Incoming Checklist adalah dokumen yang dibuat oleh Staff WHS menggunakan PO Supplier sebagai alat pencocokan untuk operator penghitung jumlah box yang dikirim oleh supplier.

Warning

Pencatatan Manual

Staff WHS membuat Incoming Checklist dari PO Supplier yang diterbitkan PPIC secara manual via Excel.
Masalah: Dapat terjadi kesalahan ketik.

Resiko Salah Catat

WHS menerima material

Supplier tiba di area penerimaan membawa surat jalan dan material.

Warning

Validasi Kuantitas

Jumlah box per Part No. dicatat secara manual oleh operator dan dicocokkan dengan Incoming Checklist.
Masalah: Dapat terjadi kesalahan hitung jumlah box.

Resiko Salah Hitung

Laporan Penerimaan Barang

Pembuatan surat Laporan Penerimaan Barang (LPB) di program vendor Sungwoo.

Plan

Analysis of Current Conditions

4M1E Analysis

№ 01

FAIL SUSPECT

Man

Human Error — Potensi Kesalahan Catat

Operator menulis data manual tanpa validasi. Kelelahan & ketidaktelitian → salah tulis jumlah.

№ 02

FAIL SUSPECT

Machine

Tidak Ada Mesin Validasi

Tidak ada perangkat digital terintegrasi

№ 03

FAIL SUSPECT

Method

Proses Dilakukan Secara Manual

Pembuatan Incoming Checklist dan perhitungan kuantitas Box dilakukan secara manual.

№ 04

OK CLEAR

Material

Tidak Bermasalah

№ 05

OK CLEARED

Environment

Tidak Bermasalah

② Pencatatan Manual

Pencatatan dilakukan secara manual menggunakan Incoming Checklist, berisiko menyebabkan kesalahan catat.

	Item	Nilai
A	Waktu Terbuang per Kesalahan	30 menit
B	Biaya Penanganan	Rp 150.000
C	Total Kerugian Per Kasus	Rp 200.000
D	Estimasi Kasus per Bulan	6 Kasus
E	Potensi Kerugian Per Bulan	Rp 1.200.000

③ Validasi Kuantitas

Validasi tanpa sistem otomatis. Jumlah kedatangan tidak tervalidasi secara real-time.

Parameter	Nilai
CT Process	2.04 detik/box
Rata-rata Parts	1.524 box/hari
CT Harian	3.109,0 detik/hari

⚠ Proses manual memakan waktu — tidak ada validasi otomatis kedatangan barang

5W2H

Action Plan — 5W2H

WHAT

Apa?

Root Cause 1 (R1)

Belum ada validasi quantity real-time dengan akurasi 100%

Root Cause 2 (R2)

Belum ada perangkat bantu pengecekan box

WHY

Mengapa?

Root Cause 1 (R1)

Karena pengecekan masih menggunakan Incoming Checklist manual yang tidak memvalidasi selisih kuantitas secara otomatis.

Root Cause 2 (R2)

Hitung & validasi box dilakukan manual sehingga selisih kuantitas dan risiko Part Shortage dapat luput dari pengecekan.

WHERE

Di mana?

Area Warehouse Penerimaan Barang

WHEN

Kapan?

September 2025

WHO

Siapa?

Tim 1

Farhan (IT) & Satria (WHS)

HOW

Bagaimana?

Membuat Sistem Otomasi Proses Warehouse Incoming

HOW MUCH

Berapa?

TV/Monitor

Andon Board display TV — ± Rp 5.299.000 (SAMSUNG TV 55")

QR Scanner

Bluetooth QR scanner — ± Rp 1.500.000

Total Est.

± Rp 6.799.000

Countermeasure Plan

Roadmap

v0 problem

→

v1.0 web-app

→

postmortem

→

v2.0 hardware

→

FINAL merge

v0.0 — initial-state

2 open issues

@5w2h-output

2 Root Cause yang harus diselesaikan

Analisa 5W2H mengunci dua titik kerusakan utama — satu di sisi administrasi, satu di sisi lapangan. Keduanya harus tertutup agar akurasi validasi quantity naik dari 95% menjadi 100%.

// issue #R1 — admin

Belum ada validasi quantity real-time dengan akurasi 100%

Excel manual

Status tidak terdistribusi

PPIC & Produksi blind

// issue #R2 — lapangan

Belum ada perangkat bantu pengecekan

Hitung visual + tangan

Rawan salah hitung

Supplier salah kirim luput

v1.0 — sungwoo-web-app

shipped ✓

closes Root Cause 1

Fix Root Cause 1: Otomatisasi Pencatatan → tereliminasi 100%

Staff cukup upload PO sekali — sistem otomatis generate Incoming Checklist per supplier. Form yang dulu diketik ulang tiap kedatangan, kini selesai dalam satu klik.

// Perubahan alur — pencatatan

Before — manual Excel x setiap kedatangan supplier Buka Supplier Delivery Schedule Buka Incoming Checklist / Entry Print Incoming Checklist (validate QTY manual) After — single-flow web app Buka Sungwoo Web App Upload & Import file PO Supplier (Excel) Sistem auto-generate & print Incoming Checklist

Halaman Generate Incoming Checklist

3.454

dtk/bulan (Before)

dtk/bulan (After)

−99%

CT Admin Reduce

3.422

dtk/bulan saved

v1.0-postmortem → v2.0-planning

review + next

@team

Setengah selesai — Root Cause 2 masih open, mulai iterasi kedua

Web App menutup Root Cause 1, tapi operator lapangan masih hitung box secara visual dan selisih kuantitas masih bisa luput. Iterasi kedua: scanner untuk validasi otomatis + display untuk broadcast status ke semua departemen.

Root Cause 1 closed

Root Cause 2 masih open

Scanner lapangan

Display real-time

decision-branch

A/B compare

// fork → merge

Decision point: QR Code vs 1D Barcode?

Bandingkan keduanya dari sisi kapasitas data, fleksibilitas scan, ketahanan, dan biaya integrasi.

git diff barcode..qr-code -- /scanner

1D Barcode

rejected

Kapasitas data ~20 karakter

Harus lurus & sejajar saat scan

Mudah gagal baca jika tergores

QR Code

✓ chosen

Hingga 4.000 karakter data

Scan dari arah mana pun

Tahan rusak fisik

3/3

QR Code

0/3

Barcode

decision

v2.0 — release + FINAL merge

all closed ✓

closes Root Cause 1 & 2

Sistem Terpadu — 3 Komponen, 1 Solusi

Web App import PO ke database, QR Scanner validasi kuantitas otomatis per box, dan Andon Board (TV 55") broadcast status real-time ke PPIC & Produksi. Incoming Checklist cetak tidak lagi diperlukan — validasi langsung divisualisasikan via Andon Board untuk mencegah selisih kuantitas menjadi Part Shortage.

Sungwoo Web App — import PO ke database

Bluetooth QR Scanner — validasi otomatis

Andon Board Display TV 55"

// component_01

Sungwoo Web App

Import PO Supplier ke database Web App Sungwoo. Data dapat di lihat di Andon Biard.

// component_02

Bluetooth QR Scanner

Validasi kuantitas otomatis per box. Eliminasi human error hitung manual.

// component_03

Andon Board Display

Status incoming real-time ke PPIC & Produksi. Koordinasi tanpa delay.

Implementing Countermeasures

Proses Baru

Step by Step Proses Penerimaan Baru

4 langkah utama

Improved!

Import PO ke Database

PO Supplier diimport ke Sungwoo Web App sehingga data pengiriman masuk ke database dan ditampilkan di Andon Board.

Database Web App

Material Tiba di Receiving

Supplier tiba di area penerimaan membawa surat jalan dan material sesuai pengiriman yang sudah tercatat.

Incoming Receiving

Improved!

Validasi via QR Scan + Andon

Tiap box di-scan QR untuk validasi otomatis dan status incoming langsung tampil live di Andon Board.

Validation QR + Andon

Surat Laporan (LPB)

Pembuatan Laporan Penerimaan Barang dilanjutkan menggunakan data yang sudah tervalidasi dari proses digital.

Output LPB

Alur Proses

Transformasi Penerimaan Barang

Before Manual · Rawan Error

Pencatatan Manual

Staff WHS isi Incoming Checklist manual via Excel dari PO Supplier.

Warning

Material Tiba di Receiving

Supplier tiba di area penerimaan membawa surat jalan dan material.

Validasi Kuantitas

Jumlah box dicatat manual & dicocokkan visual dengan checklist.

Warning

Surat Laporan (LPB)

Pembuatan Laporan Penerimaan Barang di program vendor Sungwoo.

Digitalisasi

After Otomatis · Real-Time

Import PO ke Database

PO Supplier diimport ke Sungwoo Web App — data pengiriman ditampilkan di Andon Board.

Fixed

Material Tiba di Receiving

Supplier tiba di area penerimaan membawa surat jalan dan material.

Sama

Validasi via QR Scan + Andon

Tiap box di-scan QR → validasi otomatis & status live di Andon Board.

Fixed

Surat Laporan (LPB)

Pembuatan Laporan Penerimaan Barang di program vendor Sungwoo.

Sama

Penyelesaian

Eliminasi 2 Root Cause

Root Cause · Admin

Pencatatan Manual & Data Tidak Real-Time

Closed

Problem

Pencatatan manual via Excel menyebabkan data incoming belum tervalidasi dan belum terdistribusi real-time.

Solusi

Solusi Digital

Sungwoo Web App

Import seluruh PO Supplier per bulan sekaligus ke Web App Sungwoo dan data dapat ditampilkan di Andon Board.

Import banyak PO sekaligus ke database

Database terpusat & terstandar

Data dapat dilihat di Andon Board

Import PO Supplier

Database Terpusat

Root Cause · Lapangan

Perangkat Bantu Pengecekan Box

Closed

Problem

Hitung box manual oleh operator — selisih kuantitas dan risiko Part Shortage tidak terdeteksi real-time.

Solusi

Solusi Digital

QR Scanner + Andon Board

Tiap box di-scan untuk validasi otomatis. Andon Board menampilkan status per part no: OK, telat, kurang, atau berlebih.

QR Scan menggantikan hitung manual

Andon Board validasi semua box ter-scan

Auto-detect: Late · Under · Over

Bluetooth QR Scanner

Andon Board Display

Case Closed

Hasil Penanggulangan

Kedua root cause tereliminasi sehingga akurasi validasi quantity naik ke 100%.

Pencatatan, perhitungan, dan distribusi status kini berjalan dalam satu sistem terintegrasi untuk mencegah Part Shortage.

Akurasi Validasi

95 → 100

% incoming

Check

Efficiency & Cost Saving Calculation

Total Cost Saving / Tahun

Rp17,51Juta

Akumulasi penghematan biaya dari pencegahan kerugian + efisiensi waktu kerja berdasarkan UMR Gresik 2026 (Rp 5.195.401) dengan 22 hari kerja/bulan.

Investasi Awal Rp 6,80 jt

Saving / Bulan Rp 1,46 jt

Pencegahan ShortageRp 1.200.000

Efisiensi Waktu (8,77 jam × Rp 29.519)Rp 258.881

Total / BulanRp 1.458.881

Payback Period 5 Bulan

Saving

Cost Saving Receipt

Per Bulan · Setelah Improvement

Pencegahan Kerugian Shortage6 kasus / bulan × Rp 200.000 Rp 1.200.000

Efisiensi Waktu Pengecekan8,77 jam/bulan × Rp 29.519/jam (UMR Gresik ÷ 22 hari ÷ 8 jam) Rp 258.881

Reduksi Admin Manual± 3.422 detik/bulan dialihkan included

Total / Bulan Rp 1.458.881

× 12 bulan Rp 17.506.572 / thn

— Estimasi SS · 2026 —

Payback Timeline

Investasi balik modal di bulan ke-5, setelah itu profit.

Break-even · Bln 5

Bln 0Bln 6Bln 12Bln 18Bln 24

Periode Kembali Modal

Bulan 1 — 5

Saving menutup investasi Rp 6,8 jt

Profit Murni

Bulan 5 dst.

+ Rp 1.458.881 / bulan masuk profit

Sumber Penghematan — Waktu

CT Before

3.266dtk

CT After

1.830dtk

Hemat

44%

Action

Standardization & Follow-Up

Buku Manual

User Guide Sungwoo Web App

Cara login ke Sungwoo Web App

Upload file Excel jadwal kedatangan supplier

Scan QR Code untuk validasi incoming material

Membaca tampilan Andon Board

Troubleshooting jika terjadi error sistem

Instruksi Kerja

SOP Penerimaan Material Baru

Upload Excel jadwal delivery (1x/bulan)

Buka Andon Board saat supplier kirim

Scan QR Code pada surat jalan supplier

Sistem otomatis mencocokkan data

Verifikasi fisik akhir jika status Andon tidak OK

Status tampil di Andon Board otomatis

Data terdistribusi ke departemen terkait

Checklist Berkala

Pemeriksaan Sistem Bulanan

Frekuensi: Bulanan

Bagian	Standar
Web App	Berjalan normal
Database	Data tersimpan benar
Andon Board	Real-time tampil
QR Scanner	Baca QR akurat
Backup Data	Backup berkala
Sinkronisasi	Web App ↔ Andon sync

Lampiran

Appendix

PDCA · Check SS '26

CT Admin Reduce

3.422

detik / bulan · −99%

CT Check Reduce

28.163,52

detik / bulan · −41%

Total Setara

8,77 jam

per bulan

Saving / Tahun

Rp 17,51 jt

basis UMR Gresik '26

⚙ Pengecekan Material

Manual → QR Scan

Before 1.524 box× 2,04 dtk= 3.109,0 dtk/hari

After 1.524 box× 1,2 dtk= 1.829 dtk/hari

↓ Reduce 1.280,16 dtk/hari × 22 hari = 28.163,52 dtk/bulan

📋 Administrasi Incoming Checklist

Manual → Web App

Before 35+ 36+ 86= 157 dtk × 22 = 3.454/bln

After 15 Web+ 17 Upload= 32 dtk / bulan

↓ Reduce 3.422 dtk/bulan ≈ −99% manual eliminated

Time → Money Pipeline

konversi detik jadi rupiah, langkah demi langkah

31.585,52

detik / bulan

÷ 3.600

→

8,77

jam / bulan

× Rp 29.519

→

Rp 258k

saving waktu / bln

Upah/jam: Rp 5.195.401 ÷ 22 ÷ 8 = Rp 29.519 + Shortage Prevention: 6 kasus × Rp 200.000 = Rp 1.200.000/bln

Total Cost Saving

Rp 17,51 jt

per tahun · setelah improvement penuh

Rp 1.458.881 × 12 = Rp 17.506.572 / tahun

Saving / BulanRp 1.458.881

Investasi AwalRp 6,80 jt

Payback Period5 Bulan

Profit Tahun 2+ Rp 17,51 jt

Penutup

Closing

Testimoni dari para pengguna sistem baru di lapangan.

Warehouse

Checker / Admin

"Dengan adanya sistem baru ini, proses pencatatan penerimaan barang menjadi lebih cepat dan akurat. Kami tidak perlu lagi mencetak Incoming Checklist tapi langsung memantau kedatangan melalui Andon Board."

Purchasing

Staff

"Sistem scan QR Code sangat membantu kami dalam memvalidasi kedatangan barang dari supplier. Data langsung terintegrasi sehingga mengurangi resiko kesalahan pencatatan."

PPIC

Planner

"Adanya Andon Board untuk visualisasi kedatangan material sangat memudahkan koordinasi antar departemen. Kami bisa melihat status kedatangan secara real-time tanpa bertanya ke warehouse."

SS Presentation · IT Dept

Thank You.

Terima Kasih

Kepada Semua

Departemen

Presenter

Farhan

Tahun

2026

Incoming Process Optimization Through Automation

COMPANY PROFILE

Project Team

SMART Target Setting

FLOW PROCESS : MATERIAL RECEIVING

Analysis of Current Conditions

Problem Cause Analysis

Action Plan — 5W2H

Countermeasure Plan

Implementing Countermeasures

Step by Step Proses Penerimaan Baru

Transformasi Penerimaan Barang

Eliminasi 2 Root Cause

After-Improvement Results Confirmation

Efficiency & Cost Saving Calculation

Standardization & Follow-Up

Appendix

Closing