PT. Sungwoo Indonesia
PT. Sungwoo IndonesiaWarehouse · Suggestion System 2024
Suggestion System · Warehouse Dept

Digitalisasi Proses Material Receiving System

Eliminasi kesalahan pencatatan manual & efisiensi administrasi penerimaan barang melalui QR Code scanning dan Andon Board terintegrasi.

QR Code Scanner
Scanning…
Scroll
PT. Sungwoo Indonesia
Tentang Kami

Profil Perusahaan

Produsen seat belt otomotif berkomitmen pada standar kualitas internasional.

Visi
Produsen Seat Belt Terbaik Berstandar Internasional
Misi
Kepuasan Pelanggan dengan Produk Berkualitas & Harga Bersaing
Produk
ELR
ELR
ELR Horizontal
ELR Horizontal
ELR Roof Center
ELR Roof Center
Webbing
Webbing
Plate
Plate
Mini Buckle
Mini Buckle
Boot
Boot
2 Point
2 Point
3 Point
3 Point
Informasi Perusahaan
Jl. Mayjend Sungkono Gg. XVI, Prambangan, Kec. Kebomas, Gresik 61124
0313970301
admin@sungwoo.co.id
Latar Belakang
Selisih
Stok
? − 1 BOX

Saat stock opname di Warehouse Gresik, ditemukan bahwa part number BAG010007D tercatat lebih banyak 1 box di sistem dibanding stok fisik yang ada. Setelah ditelusuri, penyebabnya adalah checker salah hitung saat penerimaan material.

Foto Kejadian
Plan

Rencana Aktivitas

Jadwal pelaksanaan mengikuti siklus PDCA dengan durasi total ±3 bulan.

PDCA CYCLE P D C A
NoAktivitasPeriodeProgress (Plan vs Actual)
P1Pemilihan TemaMinggu 1
P2Identifikasi / Analisa KondisiMinggu 2
P3Penetapan TargetMinggu 3
P4Analisa Kondisi yang AdaMinggu 4
D5Merencanakan PenanggulanganMinggu 5–6
D6Melakukan PenanggulanganMinggu 7–9
C7Evaluasi HasilMinggu 10–11
A8Standarisasi Dan Tindak LanjutMinggu 12
Plan
Actual
Total durasi: ±3 bulan
Pemilihan Tema

Alur Proses Penerimaan Material

Enam tahapan proses penerimaan barang dari supplier

Alur
Proses
06
Arsip & Distribusi
STEP 06
Arsip & Distribusi
Form didistribusikan ke Purchasing, PPIC, dan departemen terkait.
step-06.png
01
Supplier Datang
STEP 01
Supplier Datang
Supplier tiba di area penerimaan membawa surat jalan dan barang sesuai PO.
step-01.png
02
Cek Surat Jalan
STEP 02
Cek Surat Jalan
Checker membuka jadwal delivery dan mencocokkan dengan surat jalan supplier.
step-02.png
03
Pencatatan Manual
STEP 03
Pencatatan Manual
Resiko Kesalahan Catat
Data diinput manual ke Incoming Check
step-03.png
04
Incoming Check
STEP 04
Cetak Incoming Check
86 dtk — terlama
Incoming Check di Cetak tiap kedatangan — 86 dtk, porsi terbesar dari CT 157 dtk.
step-04.png
05
Validasi Kuantitas
STEP 05
Validasi Kuantitas
Resiko Salah Hitung
Jumlah barang dihitung dan dicocokkan manual dengan standar lot per box.
step-05.png
Pemilihan Tema

Identifikasi Masalah pada Proses

Dari enam tahapan, tiga langkah berikut ditemukan bermasalah secara signifikan — menjadi dasar pemilihan tema.

Langkah 3
Pencatatan Manual
Resiko Kesalahan Catat

Perhitungan jumlah penerimaan dilakukan secara manual oleh operator — tidak ada sistem pengecekan otomatis.

Harga per UnitRp 50.000
Biaya Penanganan ShortageRp 150.000
Total Kerugian Per KasusRp 200.000
Estimasi Kasus per Bulan1 Kasus
Kerugian Per BulanRp 200.000
Kesalahan hitung manual → asumsi kerugian Rp 200.000 per kasus
Langkah 4
Proses Administrasi
Waktu Proses Tidak Efisien

Proses Incoming Check dilakukan berulang setiap kali supplier datang. Tidak ada validasi otomatis — seluruh proses bergantung pada input manual yang memakan waktu signifikan.

Open Supplier Delivery Schedule35 dtk
Open Incoming Check / Entry PPIC36 dtk
Print Incoming Checklist to Validate QTY86 dtk
157
detik / hari
Langkah 5
Validasi Kuantitas
Resiko Salah Hitung

Jumlah barang dihitung dan dicocokkan secara manual dengan standar lot per box. Tanpa sistem validasi otomatis, selisih kuantitas tidak terdeteksi hingga material sampai ke produksi.

CT Process2,04 dtk/box
Rata-rata Parts/Hari796 box/hari
CT Harian1.623,0 dtk/hari
Tidak ada validasi otomatis → stok tidak akurat, shortage tidak terdeteksi
Masalah Teridentifikasi
Resiko Kesalahan dari Proses Manual
→
Tema Suggestion System
Material Receiving System
→
Solusi
QR Code + Andon Board eliminasi error
Pemilihan Tema

Kesimpulan Tema

Tiga isu utama yang mendorong pemilihan tema suggestion system.

01
Kesalahan Catat — Pencatatan Manual
Pencatatan incoming material dilakukan secara manual menggunakan Incoming Check — rentan kesalahan catat. Kesalahan baru terdeteksi setelah material sampai produksi. Estimasi kerugian Rp 200.000 per kasus.
02
Validasi Kuantitas Tidak Akurat
Jumlah barang dihitung manual tanpa sistem validasi otomatis. Selisih kuantitas tidak terdeteksi secara real-time — menyebabkan data stok tidak akurat dan potensi shortage ke produksi.
Tema yang Dipilih
Material
Receiving
System
Digitalisasi proses melalui Sungwoo Web App, QR Code scanning, dan Andon Board real-time untuk visualisasi status kedatangan material.
Plan

Analisa Kondisi yang Ada

Man
⚠ Bermasalah
Human Error — Potensi Kesalahan Catat
Operator menulis data secara manual tanpa sistem validasi. Faktor kelelahan, ketidaktelitian, atau kesibukan dapat menyebabkan salah tulis jumlah, salah lot, atau data terlewat.
⚠ Sudah terjadi kesalahan catat oleh operator — estimasi kerugian Rp 200.000/kasus.
Machine
⚠ Bermasalah
Cek Manual — Tidak Ada Mesin Validasi
Pengecekan kuantitas dilakukan sepenuhnya secara manual tanpa mesin atau alat bantu digital. Tidak ada scanner, sensor, atau sistem otomasi yang membantu verifikasi.
⚠ Tidak ada mesin / perangkat digital terintegrasi untuk validasi kedatangan.
Method
⚠ Bermasalah
Proses Lebih Lama dari Seharusnya
Alur Incoming Check → isi manual → distribusi memakan CT = 157 detik/hari. Proses bertahap manual memperpanjang waktu dan menciptakan bottleneck administrasi.
⚠ CT 157 dtk/hari — proses terlalu panjang, belum ada sistem digital terintegrasi.
Material
✓ Tidak bermasalah
Environment
✓ Tidak bermasalah
② Pencatatan Manual
Pencatatan dilakukan secara manual menggunakan Incoming Check, beResiko menyebabkan kesalahan catat.
ItemNilai
AWaktu Terbuang per Kesalahan30 menit
BBiaya PenangananRp 150.000
CTotal Kerugian Per KasusRp 200.000
DKasus per Bulan1 Kasus
EKerugian Per BulanRp 200.000
③ Validasi Kuantitas
Validasi tanpa sistem otomatis. Jumlah kedatangan tidak tervalidasi secara real-time.
ParameterNilai
CT Process2.04 detik/box
Rata-rata Parts796 box/hari
CT Harian1.623,0 detik/hari
⚠ Proses manual memakan waktu — tidak ada validasi otomatis kedatangan barang
Plan

Analisa Penyebab Masalah

Diagram Fishbone (Ishikawa) — identifikasi root cause dari akar permasalahan.

ADMINISTRASI TIDAK EFISIEN & RENTAN ERROR CT = 157 dtk/hari Kekurangan Material METHOD Belum ada sistem digital terintegrasi CT admin = 157 dtk, proses lebih lama MACHINE Cek manual, tidak ada mesin bantu Tidak ada QR scanner terintegrasi MAN Human error — potensi kesalahan catat Pencatatan manual oleh operator MATERIAL ENVIRONMENT = Bermasalah (Root Cause) = Tidak Bermasalah
Plan

Penetapan Target SMART

Efisiensi Proses Administrasi Penerimaan Barang.

S
Specific
Fokus pada pengurangan waktu proses administrasi penerimaan barang dan validasi kedatangan
Fokus Area
Waktu Admin + Validasi Kuantitas
M
Measurable
Target pengurangan CT yang terukur dengan angka konkret
Before → After
157 dtk→80 dtk/proses
2,04 dtk/box→1,2 dtk/box
A
Achievable
Kemampuan untuk mengembangkan program QR code dan integrasi Andon Board
Solusi Tersedia
QR Code + Andon Board ✓
R
Reasonable
Menghilangkan potensi kesalahan catat dan mempercepat proses karena merupakan pemborosan
Justifikasi
Eliminasi waste + error risk
T
Time Bound
Target dicapai dalam kurun waktu yang jelas
Durasi
3 Bulan
Cost — Penghematan Administrasi
157 detik/kedatangan→80 detik/bulan
Penghematan: 77 detik per proses admin
Delivery — Akurasi Pencatatan
Manual (potensi error)→Otomatis via QR
Validasi real-time dan otomatis
Productivity — Efisiensi Pengecekan
2,04 detik/box→1,2 detik/box
Penurunan 41% waktu pengecekan
Do

Merencanakan Penanggulangan — 5W2H

Evaluasi alternatif solusi, pemilihan pendekatan terbaik, dan rencana aksi terperinci.

Evaluasi Alternatif Solusi
Opsi A
Barcode Scanner
Tidak Dipilih
Biaya perangkat lebih murah (hanya barcode reader)
Teknologi sudah terbukti di industri
Memerlukan printer barcode label khusus di supplier
Label 1D tidak menyimpan banyak informasi
Sulit diintegrasikan ke sistem web tanpa middleware
Opsi B
Perbaiki Form Manual
Tidak Dipilih
Tidak butuh biaya implementasi besar
Tidak perlu pelatihan sistem baru
Human error tetap ada — akar masalah tidak diatasi
CT 157 dtk tidak berkurang
Tidak ada validasi otomatis — masalah berulang
Opsi C — Dipilih
QR Code + Andon Board
✓ Terpilih
QR menyimpan banyak data (part, lot, qty, supplier)
Scan langsung dari HP/tablet — tidak perlu hardware khusus
Integrasi Andon Board — visualisasi real-time antar departemen
Eliminasi human error — validasi otomatis sistem
Alasan dipilih: solusi paling komprehensif — mengatasi root cause sekaligus meningkatkan efisiensi antar departemen.
Rencana Aksi — 5W2H
WHAT
Apa?
Man
Pencatatan manual oleh operator — Resiko kesalahan catat
Method
Belum ada sistem digital terintegrasi
WHY
Mengapa?
Terjadi kesalahan pencatatan, CT 157 detik dan belum ada visualisasi real-time kedatangan.
WHERE
Di mana?
Lokasi 1
Area Warehouse Penerimaan Barang
Lokasi 2
Warehouse & Ruang Admin
WHEN
Kapan?
Sesuai jadwal PDCA — estimasi 3 bulan pelaksanaan.
WHO
Siapa?
Tim 1
Warehouse & IT
Tim 2
Warehouse, Purchasing, PPIC
HOW
Bagaimana?
Solusi 1
Program QR code untuk validasi & kurangi waktu admin
Solusi 2
Andon Board terintegrasi untuk monitoring real-time
HOW MUCH
Biaya berapa?
TV/Monitor
Andon Board display TV — ± Rp 5.299.000 (SAMSUNG TV 55")
QR Scanner
Bluetooth QR scanner — ± Rp 1.500.00
Total Est.
± Rp 6.799.000
Solusi Utama
Pengembangan Sungwoo Web App dengan fitur scan QR Code dan integrasi Andon Board untuk memvisualisasikan status kedatangan material secara real-time antar departemen.
Do

Melakukan Penanggulangan

Incoming Material Check — Before & After Improvement.

Activity 1
Before Manual Process
Alur Proses
START
→
Open Supplier Delivery Schedule from
35 dtk
→
Open Incoming Check / Entry based on PPIC Schedule
36 dtk
→
Print Incoming Checklist to validate Incoming QTY
86 dtk
→
END
CT KW Supplier 157 detik/hari
Control & Checklist Manual Incoming Parts Supplier
~ KW Supplier
390 box/hari
CT Process
2,04 dtk/box
Avg. Parts
796 box/hari
CT Avg.
1.623 dtk/hari
After QR Scan + Andon Board
Alur Proses Baru
Open Sungwoo Web App
70 dtk
→
Upload Excel File
10 dtk
∑ CT 80 dtk / bulan
CT Reduce = 3.374 dtk / bulan
Control & Check by Scan Integrated to Andon Board
CT Process
1,2 dtk/box
Avg. Parts
390 box/hari
CT Avg.
468 dtk/hari
CT Reduce
1.155 dtk/hari
Activity 2 — Andon Board Implementation
Andon Board Display
Andon Board
Schedule Delivery Supplier
Andon Schedule
Perbandingan CT Pengecekan
Before1.623,0 dtk/hari
After468 dtk/hari
Total Penghematan
CT Reduce / hari1.155,02 detik
CT Reduce / bulan25.410,53 detik
CT Admin Reduce3.374 detik
Total28.784,53 detik/bulan
7,99 JAM / BULAN
Check

Konfirmasi Hasil After Improvement

Total CT Penghematan Per Bulan
0
Detik / Bulan
setara dengan 0 jam/bulan
Breakdown Hasil
CT Admin Reduce
0
detik/bulan
Time Reduce / box
0
detik/box · ↓ 41%
CT Reduce / Hari
0
detik/hari
Time Eff. / Tahun
0
detik/tahun
Check

Perhitungan Efisiensi

Perbandingan visual sebelum dan sesudah improvement.

CT Pengecekan — Before1.623 dtk/hari
CT Pengecekan — After468 dtk/hari
CT Admin — Before157 dtk/hari
CT Admin — After80 dtk/bulan
Time Decrease Harian
1.308 dtk/hari
Efisiensi Waktu
Before — 1.780 dtk/hari100%
After — 472 dtk/hari26.5%
73.5%waktu terhemat
ParameterNilai
CT Reduce Admin (per bulan)3.374 detik/bulan
CT Reduce Pengecekan (per hari)1.155,02 detik/hari
CT Reduce Pengecekan (per bulan)25.410,53 detik/bulan
Total CT Reduce28.784,53 detik/bulan
Setara Dengan7,99 Jam/Bulan
Estimasi Cost Saving
Time Efficiency per tahun = 1.155 × 22 hari × 12 bulan = 345.408 detik/tahun
Visualisasi Andon Board
MATERIAL A ARRIVED MATERIAL B ON ROUTE MATERIAL C PENDING MATERIAL D DELAYED Total Kedatangan Hari Ini 24 / 30 CT Pengecekan Avg. 1.2 dtk/box Status Sistem ● ONLINE
✓ Status kedatangan material real-time
✓ Rencana Kedatangan Material terintegrasi
✓ Schedule Delivery Supplier terpantau
✓ Koordinasi antar departemen lebih mudah
Action

Standarisasi & Tindak Lanjut

Dokumentasi, instruksi kerja, dan jadwal pengecekan berkala.

Buku Manual
User Guide Sungwoo Web App
1
Cara login ke Sungwoo Web App
2
Upload file Excel jadwal kedatangan supplier
3
Scan QR Code untuk validasi incoming material
4
Membaca tampilan Andon Board
5
Troubleshooting jika terjadi error sistem
Instruksi Kerja
SOP Penerimaan Material Baru
1
Upload Excel jadwal delivery (1x/bulan)
2
Buka Andon Board saat supplier datang
3
Scan QR Code pada surat jalan supplier
4
Sistem otomatis mencocokkan data
5
Verifikasi kuantitas secara visual
6
Status tampil di Andon Board otomatis
7
Data terdistribusi ke departemen terkait
Checklist Berkala
Pemeriksaan Sistem Bulanan
Frekuensi: Bulanan
BagianStandar
Web AppBerjalan normal
DatabaseData tersimpan benar
Andon BoardReal-time tampil
QR ScannerBaca QR akurat
Backup DataBackup berkala
SinkronisasiWeb App ↔ Andon sync
Lampiran

Detail Hitungan

Rekap lengkap perhitungan efisiensi waktu sebelum dan sesudah improvement.

7 8 9 ÷ 4 5 6 ×
CT Reduce Admin
0
detik/bulan
CT Reduce/Hari
0
detik/hari
Total Setara
0
jam/bulan
Detail Pengecekan — Before vs After
ParameterBeforeAfter
KW Supplier390 box/hari390 box/hari
CT Process2,04 dtk/box1,2 dtk/box
Avg. Parts796 box/hari390 box/hari
CT Avg.1.623,0 dtk/hari468 dtk/hari
Detail Administrasi — Before vs After
LangkahBeforeAfter
Open App / Schedule35 detik70 dtk (Web App)
Entry / Upload Data36 detik10 dtk (Upload)
Print / Proses86 detik—
Total CT157 detik/hari80 detik/bulan
Rekap Total Efisiensi
CT Reduce Admin (per bulan)3.374 detik/bulan
CT Reduce Pengecekan (per bulan)25.410,53 detik/bulan
Total CT Reduce28.784,53 detik/bulan
Setara Dengan7,99 Jam/Bulan
Action

Penutup & Terima Kasih

Testimoni dari para pengguna sistem baru di lapangan.

"Dengan adanya sistem baru ini, proses pencatatan penerimaan barang menjadi lebih cepat dan akurat. Kami tidak perlu lagi mencetak Incoming Check manual dan bisa langsung memantau status kedatangan melalui Andon Board."
WH
Warehouse, Checker/Admin
"Sistem scan QR Code sangat membantu kami dalam memvalidasi kedatangan barang dari supplier. Data langsung terintegrasi sehingga mengurangi Resiko kesalahan pencatatan."
PC
Purchasing, Staff
"Adanya Andon Board untuk visualisasi kedatangan material sangat memudahkan koordinasi antar departemen. Kami bisa melihat status kedatangan secara real-time tanpa bertanya ke warehouse."
PP
PPIC, Planner
PT. Sungwoo Indonesia · Material Receiving System
Thank You
Suggestion System — Warehouse Department